Thuật ngữ văn phòng ảo có lẽ nhiều người đã từng nghe qua nhưng thực chất văn phòng ảo là gì thì không phải ai cũng có thể hiểu rõ. Vậy thuê văn phòng ảo có hợp pháp không và ưu nhược điểm loại hình bất động sản này là gì. Hãy cùng chúng mình tìm hiểu thông qua bài viết này nhé!
Nội dung
Văn phòng ảo là gì?
Dịch vụ văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo là gì? Đây là một thuật ngữ dùng để chỉ một hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó mọi thông tin giao dịch đều được chuyển hướng về trụ sở chính.
Dịch vụ thuê văn phòng ảo có đầy đủ các tiện ích như một văn phòng thực tế, có đăng ký kinh doanh, lễ tân, tiếp khách, điện thoại.
Nhân viên công ty không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng, giúp công ty tiết kiệm chi phí vận hành, nhân lực và nhiều tiện ích khác.
Hình thức kinh doanh cho thuê văn phòng ảo hướng đến nhiều đối tượng như các công ty vừa và nhỏ muốn giảm chi phí, công ty muốn tạo thêm chi nhánh. Các cá nhân chuẩn bị thành lập công ty doanh nghiệp nhóm dự án hay chuyên viên công ty nước ngoài muốn có văn phòng đại diện.
Ưu nhược điểm của văn phòng ảo
Ưu điểm
Ngoài khái niệm văn phòng ảo là gì, người thuê loại hình bất động sản này cũng quan tâm đến lợi ích những ưu điểm của nó.
Thuê văn phòng ảo tại Hà Nội hay bất cứ địa điểm nào ở Việt Nam đều có ưu điểm đầu tiên chính là tiết kiệm chi phí.
Trong thời điểm khó khăn về kinh tế như hiện nay, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp đặc biệt là những doanh nghiệp Startup là hết sức cần thiết.
Tùy vào mô hình, cơ sở vật chất hay vị trí mà văn phòng ảo có giá thuê thấp hơn nhiều so với chi phí bỏ ra để thuê văn phòng truyền thống.
Lựa chọn địa điểm văn phòng ảo giúp doanh nghiệp có được địa chỉ kinh doanh đẹp, nằm ở những vị trí trung tâm thành phố, nơi đông dân cư dễ thuận lợi giao thông, dễ tìm kiếm.
Mọi giao dịch kinh doanh từ việc gặp gỡ khách hàng đến đối tác ký hợp đồng được thực hiện ở địa chỉ lý tưởng này.
Một văn phòng ảo chuyên nghiệp giúp bạn tạo được niềm tin cho khách hàng. Đầy đủ tiện ích, trang thiết bị dụng cụ văn phòng, bàn ghế, hay các khoản chi phí gửi xe, điện nước, Internet… hầu hết được miễn phí.
Một văn phòng ảo có vị trí đẹp sẽ giúp việc kinh doanh của bạn thuận lợi hơn. Tại các địa chỉ cung cấp dịch vụ thuê văn phòng ảo chắc chắn bạn sẽ gặp gỡ nhiều doanh nghiệp khác nhau có thể cùng hoặc khác lĩnh vực tạo cơ hội giao lưu trao đổi kinh nghiệm hoặc hợp tác kinh doanh với họ nếu hai bên cảm thấy phù hợp.
Nhược điểm
Bên cạnh những ưu điểm, lợi thế của văn phòng ảo thì những doanh nghiệp khi có ý định thuê loại hình bất động sản này cũng cần lưu ý.
Do có nhiều doanh nghiệp thuê chung một tòa nhà là địa điểm giao dịch thì việc đặt lịch hẹn theo khung thời gian bó buộc là nhược điểm bất tiện của dịch vụ văn phòng ảo.
Điều này gây hạn chế và khó khăn trong việc tiếp cận và gặp gỡ khách hàng đối tác của doanh nghiệp. Vì thế nên bạn cần phải lên phương án, trao đổi với ban quản lý tòa nhà trong quá trình ký kết hợp đồng đảm bảo lợi ích, sự thuận tiện cho doanh nghiệp.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể gặp một số bất lợi như:
- Vì số fax, điện thoại để bên văn phòng ảo nên khi khách hàng gọi sẽ có phần bất tiện cho công ty.
- Có thể gặp vướng mắc vì việc đăng ký kinh doanh chưa được xử lý chưa triệt để.
- Thuê phải địa chỉ không uy tín có thể khó khăn khi yêu cầu những dịch vụ khác.
Thuê văn phòng ảo có hợp pháp không?
Văn phòng ảo có hợp pháp? Theo điều 43, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:” Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã phường, thị trấn, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Số điện thoại, số fax và thư điện tử( nếu có).”
Thông qua điều luật này, công ty hoàn toàn có thể thuê văn phòng ảo để làm trụ sở. Tuy không cấm nhưng nhiều doanh nghiệp sử dụng mô hình này để làm trái với quy định pháp luật vì một công ty phải chịu nhiều quy định gồm thuế, thương mại.
Các doanh nghiệp nên lưu ý những điều này để việc kinh doanh được diễn ra thuận lợi. Vấn đề quan trọng là quản lý con người không phải là trụ sở.
Giá thuê văn phòng ảo
Thuê văn phòng ảo giá bao nhiêu? Chi phí đối với một doanh nghiệp mới chưa bao giờ là một vấn đề đơn giản. Sử dụng văn phòng ảo sẽ là một phương pháp tuyệt vời để bạn giải quyết được một phần vấn đề chi phí trong quá trình doanh nghiệp mới thành lập.
Bạn có thể làm việc tại nhà mà không cần lo lắng đến vấn đề bị tính phí ngoài giờ khi thuê dịch vụ văn phòng ảo.
Ngoài ra, bạn được đăng ký kinh doanh tại một vị trí đắc địa trong thành phố hay một trung tâm thương mại lớn dễ dàng quảng bá thương hiệu công ty với một chi phí rất nhỏ.
Không cần bỏ vốn quá nhiều để mua sắm, sửa chữa trang thiết bị nội thất, thuê nhân viên hay lo lắng những chi phí phát sinh như thuê một căn phòng truyền thống, giảm thiểu tối đa chi phí chi tiêu cho doanh nghiệp.
Kinh nghiệm thuê văn phòng ảo
Văn phòng ảo là gì? Loại hình bất động sản có tính pháp lý được các công ty chọn làm văn phòng đại diện tại địa điểm đông dân cư.
Tuy nhiên để có thể đảm bảo những mong muốn của bạn bạn nên nêu rõ những điều mong muốn với bên cho thuê dịch vụ văn phòng một cụ thể thông qua lời nói và hợp đồng thuê văn phòng ảo giữa hai bên.
Việc sử dụng văn phòng ảo kinh doanh cần tuân thủ đúng nguyên tắc từ phía cho thuê, vậy nên bạn cần cân nhắc trước khi ký hợp đồng để không ảnh hưởng đến công ty và có thể chấp nhận được hoặc coi đó là động lực để đẩy mạnh công ty.
Khi đăng ký văn phòng ảo, dù đây là địa chỉ gián tiếp nhưng những thông tin về doanh nghiệp của bạn là thật, vậy nên bạn cần thực hiện đủ các quy định của pháp luật.
Ngoài ra tìm hiểu thật cẩn thận công ty cung cấp dịch vụ văn phòng ảo vì đây là dịch vụ chưa có quy định thật sự rõ ràng nên việc bạn chọn một công ty uy tín là cần thiết. Tốt nhất bạn nên tìm đến các công ty lâu năm và có tên tuổi trên thị trường văn phòng ảo.
Hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ tài chính đối với Nhà nước. Mặc dù là một địa chỉ giao dịch gián tiếp, tuy nhiên thông tin về doanh nghiệp và chủ sở hữu là thật. Nên việc thực hiện đầy đủ các quy định của Pháp luật là nghĩa vụ cần phải được thực hiện.
Thông qua cách giải thích văn phòng ảo là gì? cũng như một số kinh nghiệm trong việc thuê dịch vụ văn phòng ảo, hy vọng bạn đã hiểu hơn loại hình bất động sản này cũng như biết cách lựa chọn một địa điểm làm trụ sở lý tưởng cho công ty của mình.
